Österreich läuft der Digitalisierung hinterher und das vor allem im kommunalen Bereich sowie in der Verwaltung von Sportanlagen. Die Stadt Graz und das Sportamt haben dieses Problem erkannt und bieten eine moderne Lösung.
Wir kennen es alle, unübersichtliche Excel-Tabellen, Karteikarten und Handkalender prägen den Büroalltag. Termine werden telefonisch vereinbart und müssen händisch nachgetragen werden, die dadurch anfallenden Informationen sollten meist auch anderen MitarbeiterInnen zur Verfügung stehen, was oft über den internen und fehlerhaften Mailverkehr geschieht. Aufgaben die man sich heutzutage eigentlich sparen könnte und trotzdem bestimmen sie immer noch den täglichen Ablauf im Büro.
„Warum haben sich diese Dinge in Zeiten der Digitalisierung noch immer so hartnäckig halten können und warum werden sie nicht rasch adaptiert?“
Das Aufbrechen alter Muster ist ohnehin keine leichte Aufgabe, erst recht nicht wenn das durch Systeme geschieht, die nur schwer bis kaum zu verstehen sind. Automatisierte Verfahren erleichtern unserer Arbeitsalltag, gleichzeitig schüren sie aber auch Ängste und Misstrauen. Das muss nicht sein. Moderne Verwaltungs- und Belegungssysteme nehmen den MitarbeiterInnen in der Regel überflüssige Arbeiten ab und unterstützen sie in ihren täglichen Abläufen.
Als Beispiel dient dabei die Anmeldung zu den Kursen des Sportames Graz. Noch vor 2 Jahren mussten sich Eltern früh morgens auf den Weg machen um ihre Kinder persönlich im Amt anzumelden. Formulare mussten händisch ausgefüllt werden und wurden zur Verarbeitung an die MitarbeiterInnen der Stadt ausgehändigt. Gleichzeitig wurden auch Telefonanmeldungen wahrgenommen. Die MitarbeiterInnen mussten diese Anträge nun wiederum händisch in Excel-Tabellen einfügen, Rechnungen erstellen und deren KollegInnen auf den neusten Stand bringen. Waren alle Plätze vergeben, mussten sie es den noch wartenden und verständlicherweise erbosten Eltern mitteilen. Frustrierte, unzufriedene BürgerInnen und demotivierte MitarbeiterInnen sind die Folge. Die Stadt Graz und das Sportamt haben sich vor 2 Jahren dazu entschlossen, dem ein Ende zu bereiten und neue Wege zu beschreiten. In Kooperation mit Venuzle stieg die Stadt Graz auf ein modernes Verwaltungssystem – den sogenannten Venuzle Sport Manager – um.
„Welche Vorteile ergeben sich für die Stadt Graz und ihre BürgerInnen?“
Dabei handelt es sich in erster Linie um eine Verwaltungssoftware, die auch das Belegungsmanagement von Städten, Gemeinden, Sportanlagen und Kursanbietern regelt. Das Rechnungswesen geschieht jetzt (wenn gewollt) voll automatisiert, die Terminverwaltung ist nun unkompliziert und übersichtlich und Angebote können direkt online gebucht und bezahlt werden. Für die Eltern bedeutet das wiederum, sie können ihre Kinder bequem von zu Hause aus anmelden, sie haben einen Überblick über noch verfügbare Plätze und die Zahlung kann gleich online abgewickelt werden. Somit können sich die MitarbeiterInnen des Sportamts wieder der Konzeption von neuen Kursen, der Beratung von Eltern und anderen wichtigen Aufgaben widmen. Die Arbeitstage in der Verwaltung konnten somit von 110 auf 45 Tage optimiert werden. Der Digitalisierung in Graz blickt man nun etwas gelassener entgegen.